Kwaliteitsrapport 2024
Stichting Pergamijn
Kwaliteitsbeeld 2023
Voorwoord
“Onze fundamenten versterken”
Voor Pergamijn valt 2023 te omschrijven als het jaar waarin de strategie herijkt is en de interne herstructurering tot uitvoering is gebracht. Dit alles om onze fundamenten te versterken om duurzaam van betekenis te blijven voor onze cliënten.
Om als een gezonde en professionele organisatie te blijven bestaan, is het essentieel dat we op verschillende gebieden structureel verbeteren. Zo zorgen we ervoor dat we zowel nu als in de toekomst de kwaliteit van de dienstverlening kunnen blijven waarborgen en onderscheidend kunnen blijven.
Daardoor is de focus gelegd op het professionaliseren en versterken van de interne organisatie, het versterken van partnerschap en informele zorg, het afslanken van de organisatie in lijn met het krimpscenario en het aangaan van kansrijke samenwerkingsverbanden. Duurzaam ontwikkelen en omgaan met de beschikbare middelen is hierbij het uitgangspunt, dat als een rode draad door al onze besluitvormingen en verbeterslagen heen loopt.
Terwijl wij onze fundamenten versterken, verhogen we binnen de organisatie het bewustzijn dat onze expertrol vergroot dient de worden. Dit om kansen die we zien (groei LVB+-markt) niet te laten lopen. Gezien de opgave om eerst de interne organisatie te versterken en het vergroten van de noodzakelijke slag- en innovatiekracht, hebben we hier in 2023 behouden naar gekeken. In 2023 is wél een start gemaakt om Pergamijn haar zorgpaden af te stemmen op de vastgestelde strategische heroriëntatie.
Ik kijk met grote tevredenheid terug op het afgelopen jaar omdat we op alle fronten flinke stappen hebben gezet. De interne organisatie is aangepast. Het uitgevoerde leiderschapsprogramma laat zien dat in de totale organisatie (persoonlijk) leiderschap een ontwikkeling heeft doorgemaakt. We werken continu aan verdere professionalisering en betrekken hierbij onze cliënten, hun naasten, onze vrijwilligers en medewerkers. We hebben meer gezicht gekregen naar buiten toe.
De ondersteuningsfunctionarissen lokale cliëntenraad zijn aan de slag gegaan om het samenspel met en de inspraak van onze cliënten en hun naasten in de zorg te versterken, sociale robotica is ingezet om de eigen regie van en meer privacy voor de cliënt te vergroten. Ook hebben we verbeterslagen gemaakt in het vertalen van cliëntwensen naar concrete doelen en acties en het elektronisch cliëntdossier werd beter afgestemd op het cliëntondersteuningsplanproces.
Daarnaast zijn we gestart met het aanpassen van de bedrijfsvoering op een kleiner wordende organisatie en het versterken van het lijnmanagement. We vergroten de bewustwording van de noodzaak om te kantelen als organisatie die haar expertiserol versterkt in de regio en werken samen met derden om te komen tot vernieuwende zorg- en woonconcepten. Dit getuigt wederom van de enorme veerkracht en betrokkenheid die eenieder heeft laten zien.
2023 was ook een jaar waarin de overspannen arbeidsmarkt ook binnen Pergamijn duidelijk voelbaar was. Het nijpende tekort aan gekwalificeerd personeel legt een steeds grotere druk op alle medewerkers. Dat dit van impact is op de dagdagelijkse praktijk heb ik zelf meermaals ervaren op de werkbezoeken van de locaties.
We zijn nader tot elkaar gekomen tijdens de verbinding- en inspiratiedagen en ik ben ongelooflijk trots op de enorme inspanningen en flexibiliteit van onze medewerkers en vrijwilligers naar onze cliënten en naar elkaar toe. Ondanks alle uitdagingen en strubbelingen, is het ons gelukt om iedere dag weer met passie en gedrevenheid klaar te staan voor onze cliënten en hen een mooie dag te geven. Dat is terug te zien in dit Kwaliteitsbeeld.
Bovenstaande maakt dat ik vol vertrouwen uitkijk naar de toekomst van Pergamijn. Tot slot wil ik iedereen vanuit mijn hart enorm bedanken voor de tomeloze inzet.
Jessica Heuperman
Bestuurder Pergamijn
HOOFDSTUK 1: algemeen
“Zo zelfstandig als mogelijk, zo beschermd als nodig.”
Over Pergamijn
Pergamijn biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. Het is onze missie om mensen met een verstandelijke beperking vanuit hun eigen vraag of behoefte passende ondersteuning te bieden. Zo zelfstandig als mogelijk, zo beschermd als nodig.
Deze zorg wordt zowel intra- als extramuraal aangeboden vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het werkgebied van Pergamijn is Limburg met een zwaartepunt in Midden-Limburg en Westelijke Mijnstreek.
Cliëntaantallen
| Toestand op 31/12/2022 | Toestand op 31/12/2023 | |
|---|---|---|
| Intramurale cliënten | 646 | 632 |
| Extramurale cliënten | 85 | 97 |
Herijken strategie, missie, visie en kernwaarden
In 2023 herijkte Pergamijn de missie, visie, kernwaarden en strategische richting voor de komende jaren, onder het motto “Pergamijn bekent kleur”. Het tot stand komen hiervan was een intensief traject waarin er van binnen naar buiten en van buiten naar binnen werd gekeken. Dit leverde veel inzichten op. Deze inzichten werden weer besproken met:
- medewerkers
- Ondernemingsraad
- Centrale Cliëntenraad
- Raad van Toezicht
De input vertaalde zich in de volgende missie, visie en kernwaarden:
Missie
Kleurrijk leven: dat wil iedereen. Midden in de maatschappij of in een beschermde woonomgeving. Het is onze missie om mensen met een verstandelijke beperking vanuit hun eigen vraag of behoefte passende ondersteuning te bieden. Zo zelfstandig als mogelijk, zo beschermd als nodig.
Visie
‘We denken in mogelijkheden om op een hedendaagse manier invulling te geven aan ondersteuningsvragen van mensen met een verstandelijke beperking, steeds met kwaliteit van leven als doel.
We versterken onze jarenlange opgebouwde kennis, kunde en ervaring in de zorg, ondersteuning, medische, paramedische en agogische behandeling. We zijn niet alleen van toegevoegde waarde voor cliënten en hun naasten maar ook voor andere zorgaanbieders.
We werken aan een toekomst waarin arbeidsbesparende technologie hand in hand gaat met oprechte warme aandacht voor cliënten en medewerkers. Samenwerkingsverbanden zijn essentieel; of het nu gaat om samenwerking met naasten, samen optrekken met professionele spelers of samenwerking tussen teams en collega’s onderling’.
Kernwaarden: de 4 P’s!
Om de missie en visie handen en voeten te geven en concreet te maken in gedrag zijn er kernwaarden opgesteld. Deze laten zien waar Pergamijn voor staat en wat belangrijk is. Deze kernwaarden zijn tot stand gekomen met inbreng van medewerkers (tijdens bijeenkomsten en met behulp van een digitale poll). Dit heeft geresulteerd in vier kernwaarden: de 4 P’s:
- Passie: passie verbindt ons met elkaar en met Pergamijn.
- Professioneel: we hebben de juiste kennis en vaardigheden in huis om cliënten te omringen met de beste zorg, ondersteuning, begeleiding en behandeling.
- Partnerschap: iedereen heeft een aandeel in het succes van de organisatie. Samenwerken is een essentieel ingrediënt voor dit succes.
- Positief: werkplezier, aandacht en waardering op de werkvloer is belangrijk voor positieve cultuur en kwaliteitszorg.
Voor meer informatie: Missie & Visie | Pergamijn
HOOFDSTUK 2
Het zorgproces rond de individuele cliënt
2.1 Het Ondersteuningsplan
Het ondersteuningsplan is de basis van de zorg aan elk individu. Tijdens het ondersteuningsproces worden de wensen en behoeften besproken samen met de cliënt en zijn vertegenwoordiger. Dit resulteert in een actueel ondersteuningsplan waarin doelen en ondersteuningsbehoeften staan beschreven.
De verdere ontwikkeling van de ondersteuningsplannen is belegd binnen het OP-procesteam. Zij zorgen dat de juiste informatie voorhanden is, zorgen dat ideeën vanuit de organisatie en vernieuwingen ook vanuit de wet opgepakt en gecommuniceerd worden. Zij blijven continu zoeken naar verbeteringen in het ECD zodat het ECD ondersteunend is aan het OP-proces. Zij zijn een vraagbaak voor alle medewerkers die bij het OP-proces trokken zijn.
In 2023 is het OP-proces uitgeschreven met de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen. De zorgpaden zijn omgezet naar Dit vind ik ervan. Senior cliëntbegeleiders konden een beroep doen op individuele begeleiding bij het werken in het OP-proces en ECD.
Het verhaal van Rens* en robotje Ivy
In juli vond de eerste ontmoeting plaats tussen Rens* en robot Ivy. Gelijk was er sprake van een match. Onder begeleiding van Tasnim en Kristijan werd Ivy zo geprogrammeerd dat ze enerzijds een maatje is en anderzijds Rens kan begeleiden in het dagprogramma zonder specifieke hulp van een begeleider. Ivy past in een speciale rugzak en kan zo overal veilig mee naartoe.
Rens en Ivy zijn inmiddels dikke maatjes geworden. Rens is meer zelfstandig en geniet meer vrijheid zonder directe begeleiding. Daarnaast biedt het de begeleiding ook de ruimte om andere activiteiten meer aandacht te geven omdat ze minder met de individuele dagprogramma’s bezig zijn.
Begeleider Tasnim over Ivy
In het begin waren we aan het oefenen met Ivy, de begeleiding had gepland dat Ivy twee weken thuis zou zijn en dan twee weken bij de daginvulling. Daarna kon Ivy 24 uur per dag met Rens mee. Halverwege de ochtend was Rens het toch niet eens met deze afspraak. Hij is terug naar de woning gegaan om te vragen of dit toch niet anders kon. Hij was zo enthousiast en wilde Ivy meteen de hele dag mee nemen. Daar konden wij natuurlijk geen nee tegen zeggen. Het was prettig om te horen hoe fijn hij Ivy vindt en dat hij zelf het initiatief nam om actie te ondernemen.
Bewoner Rens over Ivy
“Ivy maakt me regelmatig wakker, ze zegt dan “Goeiemorgen, tijd om op te staan”. In het begin zat ik te wachten tot ze vertelde dat ik naar bed mocht gaan. Dat had de begeleiding er nog niet ingezet. Gelukkig ben ik dit toch even gaan vragen bij de begeleiding en ondersteunt ze me nu ook met naar bed gaan.”
*Rens is een fictieve naam.
2.2 Zinvolle daginvulling
Pergamijn vindt het belangrijk dat iedereen een zinvolle dag heeft die past bij zijn eigen wensen en behoeften. Er is een breed aanbod gericht op zinvolle daginvulling zoals onder andere werken met dieren of in de groenvoorziening, vrijwilligerswerk bij ouderen, creatief bezig zijn, theater, media, snoezelen, werken in de horeca of arbeidsmatige dagbesteding bij externe samenwerkingspartners.
In 2023 is de theatergroep Netwerk van dagbestedingslocatie Leyenbroek, na een lange pauze door de coronapandemie, weer met veel passie en enthousiasme gestart. Er zijn al verschillende voorstellingen gegeven aan een divers publiek.
In 2023 ging de bestuurder op bezoek bij meerdere activiteitencentra van Pergamijn. Het mediateam was hierbij aanwezig om er een beeldverslag van te maken en de bestuurder maakte een blog. Nieuwsgierig? Bekijk het videoverslag van haar bezoek aan de Buitenploeg op locatie Pepinusbrug!
HOOFDSTUK 3
Ervaringen van cliënten
3.1 Dit vind ik ervan (DVIE)
Cliënten moeten ruimte krijgen om hun wensen en behoeften te onderzoeken en bespreken met betrokkenen. Om dit gesprek te voeren gebruikt Pergamijn het meetinstrument ‘Dit vind ik ervan’.
In 2023 zijn drie items uit de DVIE-lijst geanalyseerd. Het betreft hier de items lijf, meedoen en gevoel.
Lijf
Dit item gaat overwegend over lichamelijke klachten, gewicht, lichamelijke achteruitgang bij ouder worden. Er worden geen algemene verbetermaatregelen geformuleerd bij dit item.
Doen
De wensen die hierbij aangegeven worden gaan geregeld over zich verder kunnen ontwikkelen binnen daginvulling. Cliënten hebben wensen gericht op meer activiteiten, uitstapjes, meer nabijheid, meer activiteiten. Een aantal keren kwam een vraag naar een andere activiteitengroep naar voren.
Gevoel
Onderwerpen die hier aangegeven worden zijn onrust op de woning, zich niet begrepen voelen, sfeer binnen de groep, wisselingen van personeel, veroudering, ernstige ziekte, niet begrepen worden, niet lekker in hun vel zitten.
Een algemene bevinding die zichtbaar wordt uit de boven vermelde analyses is dat de DVIE-lijsten niet eenduidig en volledig ingevuld worden. Zo wordt er bijvoorbeeld aangegeven dat er verandering gewenst is maar niet welke verandering. Er wordt gewerkt aan verdieping en kennis over het invullen van de DVIE-lijsten zodat niet alleen duidelijk wordt dat er verandering gewenst is maar ook welke verandering.
3.2 Inspraak en medezeggenschap
3.2.1 Lokale cliëntenraden (LCR)
In 2023 zijn vier medewerkers gestart als ondersteuningsfunctionaris LCR. Het doel is inspraak en medezeggenschap van cliënten te stimuleren en te bewegen naar meer participatie. Cliënten en medewerkers worden ondersteund om het goede gesprek te voeren en de stem van de cliënt te laten horen, ‘samen zorgen’ in plaats van ‘zorgen voor’. De opdracht voor de ondersteuningsfunctionarissen cliëntenraden is om ervoor te zorgen dat er voor iedere cliënt een vorm en mogelijkheid tot inspraak georganiseerd is. Het doel is niet volledig behaald in 2023, wel is er een organisatiebreed overzicht en inzicht waar en welke vormen van inspraak er zijn.
3.2.2 Cliëntvertrouwenspersoon
Open met elkaar communiceren is belangrijk. Ook als er vragen, onvrede of klachten zijn. Pergamijn geeft er de voorkeur aan om dit in de lijn te bespreken (met betrokken medewerkers en/ of leidinggevenden binnen de locatie waar zorg verleend wordt) en een oplossing te vinden. Als dit niet lukt dan kunnen cliënten en hun vertegenwoordigers een beroep doen op de cliëntvertrouwenspersoon. De cliëntvertrouwenspersoon luistert en ondersteunt de cliënt in het op de juiste plaats bespreekbaar maken van zijn vragen, onvrede of klachten.
In 2023 hebben 34 personen een beroep gedaan op de cliëntvertrouwenspersoon. Van deze groep waren 18 personen cliënt en 16 personen wettelijk vertegenwoordiger of verwant. Per persoon kunnen er meerdere kwesties aan de orde komen.
In 2023 betrof het 48 kwesties. Van deze 48 kwesties zijn er 41 afgerond en 7 kwesties lopen door in 2024. Deze kunnen we indelen in drie categorieën:
- zorg en bejegening: 38 kwesties;
- persoonlijke zaken: 7 kwesties;
- gedrag van andere bewoners: 3 kwesties.
Binnen zorg en bejegening kwamen meerdere thema’s aan bod: professioneel handelen, ongewenst gedrag, veiligheid, communicatie en logistiek. Onderstaand diagram geeft de verdeling weer van deze 38 kwesties over de diverse onderwerpen.
Onderwerpen binnen zorg en bejegening
3.2.3 Cliëntvertrouwenspersoon Wet zorg en dwang (Wzd)
Cliënten en vertegenwoordigers kunnen bij de cliëntvertrouwenspersoon terecht met vragen over onvrijwillige zorg. De cliëntvertrouwenspersoon Wzd biedt een luisterend oor, verstrekt informatie en kan ook ondersteuning bieden bij het bespreekbaar maken van een vraag op het gebied van onvrijwillige zorg bij de zorgaanbieder.
In 2023 heeft de cliëntvertrouwenspersoon Wzd ondersteuning geboden bij vier kwesties. Van deze vier kwesties zijn er in 2023 drie afgehandeld en een kwestie loopt door in 2024. De onderwerpen die binnen deze kwesties aan bod kwamen zijn:
- zorg en begeleiding (2x)
- toezicht
- bewegingsvrijheid
3.2.4 Klachtenfunctionaris Pergamijn
Pergamijn doet dagelijks zijn uiterste best om goede zorg te bieden. Toch kan het voorkomen dat niet alles naar wens verloopt. Als er onvrede heerst, streeft Pergamijn ernaar om in gesprek te gaan en samen te zoeken naar een passende oplossing.
Als het niet lukt om er samen uit te komen, is het mogelijk om een gesprek te plannen met de klachtenfunctionaris.
In 2023 is de klachtenfunctionaris bij een aantal kwesties betrokken geweest. De figuur hiernaast is een weergave van de inzet en behandelde kwesties.
Onderstaand diagram geeft alle in behandeling genomen klachten van 2023 weer in categorieën conform de categorisering van het Landelijk Meldpunt Zorg. (NB: in 2 categorieën waren er geen klachten, namelijk ongewenst / onethisch gedrag en veiligheid. Klachten kunnen in meerdere categorieën vallen.)
In het algemeen benut Pergamijn kwesties en rapportages van vertrouwenspersonen en klachtenfunctionaris als aanknopingspunt om te leren en te verbeteren.
Klachten 2023
HOOFDSTUK 4
Zorginhoudelijke thema’s
Binnen Pergamijn is er veel aandacht voor goede en persoonsgerichte zorg. Om de kwaliteit op belangrijke processen te borgen zijn er expertiseteams, commissies en procesteams ingericht. Elke groep werkt met een eigen jaarplan en rapporteert ieder kwartaal aan de zorgdirecteuren.
Expertiseteams, commissies en procesteams
| Expertiseteams (vakinhoudelijk) | Commissies (beleid en proces) | Procesteams |
|---|---|---|
| Palliatieve zorg | Hygiëne en infectiepreventie | Ondersteuningsplannen |
| Seksualiteit | Onvrijwillige zorg | Welkom bij Pergamijn |
| Voeding | Geneesmiddelen | |
| Calamiteitencommissie BOA | ||
| Ethiek | ||
| Veilig melden |
4.1 Incidenten / calamiteiten
Pergamijn doet er alles aan om de veiligheid van cliënten en medewerkers te waarborgen. Toch komt het voor dat fouten gemaakt worden. Fouten maken gebeurt en is menselijk, maar kan in de zorguitvoering grote consequenties hebben. Het is belangrijk deze incidenten goed te registreren, te analyseren en hiervan te leren.
Een veilige meldcultuur is dan ook een randvoorwaarde. In 2023 heeft de afdeling Kwaliteit en Veiligheid het beleid van veilig melden herzien en een verbetervoorstel geschreven. De grootste verandering gaat over de rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces. Deze zijn gewijzigd, zodat de lijnen en de verantwoordelijkheden om te komen tot verbetering dichter bij de uitvoering belegd zijn.
In onderstaande figuur is zichtbaar dat het totaal aantal meldingen in 2023 lager lag dan in 2022. Analyses zorgen niet voor een aanwijsbare aanleiding hiertoe. Van invloed kan zijn dat er een daling cliënten zichtbaar is, net als een dalend aantal vaste medewerkers, waardoor meer externe inhuur.
Er zijn in 2023 twee calamiteiten gemeld bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Deze twee calamiteiten hadden betrekking op een gebeurtenis in het zwembad en op de kwaliteit van zorg op een woonlocatie. Deze calamiteiten zijn onderzocht aan de hand van een basis-oorzaken-analyse BOA) . De acties uit het verbeterplan zijn met instemming van de IGJ uitgevoerd.
Incidentmeldingen aantal en type 2023
4.2 Onvrijwillige zorg
Het uitgangspunt van Pergamijn is dat er geen onvrijwillige zorg wordt toegepast, tenzij er sprake is van ernstig nadeel en er echt geen alternatieven zijn. Het is dus: ’nee, tenzij…’ Verantwoord afbouwen van onvrijwillige zorg is een speerpunt bij Pergamijn.
De cliëntaantallen waarbij Wzd wordt ingezet is licht afgenomen maar cijfers blijven nagenoeg gelijk. De cijfers zijn onvoldoende gedetailleerd om de precieze oorzaak van de inzet van de Wzd te achterhalen. De commissie gaat een verdiepingsslag maken wat betreft verduidelijking en inzicht in de cijfers.
Onvrijwillige zorg in 2023
| Type | Aantal in 2023 |
|---|---|
| Beperking bewegingsvrijheid | 83 |
| Insluiten | 96 |
| Toedienen vocht & medicatie | 50 |
| Beperking eigen leven inrichten | 15 |
| Onderzoek aan kleding of lichaam | 0 |
| Onderzoek van woning | 1 |
| Uitoefenen toezicht op betrokkene | 2 |
| Niet gespecifieerd | 0 |
| TOTAAL | 251 |
4.3 Expertiseteam palliatieve zorg
Pergamijn ontvangt een subsidie om gedurende anderhalf jaar een project rond palliatieve zorg vorm en inhoud te geven. Het is de bedoeling dankzij deze middelen:
- De proactieve zorgplanning te implementeren en te borgen binnen de organisatie;
- Medewerkers, cliënten en naasten bewust te maken van het belang van praten over het levenseinde. Het bespreekbaar maken van dit gevoelige thema staat voorop;
- Medewerkers tools aanreiken om het gesprek aa:n te gaan wanneer ze te maken krijgen met palliatieve zorg, dit onder meer via scholing, coaching, advies.
Om aandacht te vragen voor dit onderwerp werd er op de symbolische dag 1 november een speciale thema-uitzending van radio Pergamijn gelanceerd namelijk: Troost. Iedereen binnen Pergamijn mocht zijn favoriete troostliedje aanvragen en lid van de werkgroep werd geïnterviewd over het onderwerp palliatieve zorg.
Dit interview is terug te luisteren via: Radio Pergamijn special over project bespreekbaar maken van levenseinde en rouw. (youtube.com)
Ook werden en 40 zorgmedewerkers geschoold van diverse locaties en is er een helpdesk ingericht die dagelijks bereikbaar is om advies te geven aan medewerkers tijdens een palliatieve fase.
Pergamijn schoolt medewerkers in proactieve zorgplanning
Interview met medewerkers Diana en Carla
Hoe praat je over de dood?
Wellicht vindt niemand dat ooit vanzelfsprekend, en toch. Het hoort erbij, want sterven hoort bij het leven. Zeker als het gaat om een kwetsbaar persoon, zoals we die bij Pergamijn in zorg hebben.
Pergamijn heeft dan ook al jaren een palliatief team. Collega’s ondersteunen collega’s in het omgaan met (vragen rondom) het levenseinde. En in 2023 startte het project Proactieve Zorgplanning op, gesubsidieerd door Zonmw. De projectgroep ijvert voor het tijdig bespreekbaar maken van het levenseinde, ook en vooral op een moment dat dit nog helemaal niet aan de orde is (of lijkt).
Hun belangrijkste les? “Erover praten op een rustig moment kan enorm helpend zijn om wensen van cliënten en verwanten goed in beeld te krijgen.” Na medewerkers van het Behandel- en Expertisecentrum Pergamijn krijgen de komende weken ook medewerkers in de directe zorg en vrijwilligers de kans om zich bij te scholen.
Eerbetoon aan het leven
Gedragskundige Carla Lamers en casemanager Diana Vandewier vertellen over hun ervaringen.
“Ik heb in het verleden op groepen gewerkt waar overlijden en het palliatieve traject een onderdeel van de dagelijkse zorg waren”, steekt Diana van wal. “Ik heb de laatste levensfase altijd gezien als een eerbetoon aan het leven van de cliënten. Het nakomen van de wensen van de cliënten, hoe klein in onze ogen ook, maakt zo’n groot verschil.”
Nou, dat is alvast een mooi uitgangspunt! Wat heeft de scholing je gebracht?
Carla: “Voor mij is dat het inzicht dat je best al vroeg in het ziekte- of kwetsbaarheidstraject het gesprek aangaat, zodat de cliënt en wettelijke vertegenwoordiger in rustige, niet-acute omstandigheden kunnen nadenken over doelen en voorkeuren.”
Hoe ga jij vanuit jouw rol en functie aan de slag rond het thema proactieve zorgplanning?
Diana: “Ik ben werkzaam als casemanager en kom ik op veel verschillende locaties binnen Pergamijn. Op het moment dat een cliënt een bijzondere zorgvraag heeft, kan het team een aanvraag doen bij ons voor extra ondersteuning. Daarnaast ben ik lid van het palliatief team. Zo komen we in de werkoverleggen van verschillende locaties. Teams kunnen ons vragen om mee te kijken, mee te denken en tips te geven.”
Heb je binnen je werk bij Pergamijn al kansen gekregen om je kennis rond proactieve zorgplanning in de praktijk te brengen? Hoe was dat?
Carla: “Ja, mijn ervaring is dat bij dit thema vaak meerdere gesprekken nodig zijn, wettelijk vertegenwoordigers hebben tijd nodig om hier besluiten in te kunnen nemen.”
Diana sluit daarbij aan: “Ik merkte ook dat familieleden en begeleiders het onderwerp soms lastig vonden en te lang wachtten om het gesprek aan te gaan. Het maakt natuurlijk veel emoties los bij familie. Binnen teams kunnen eigen normen en waarden van begeleiders een rol spelen in de begeleiding van cliënten in de laatste levensfase. In de scholing leer je werken met gespreksmethodieken, heel handig en direct in de praktijk toe te passen.”
4.4 Expertiseteam seksualiteit
In 2023 heeft Pergamijn vier ambassadeurs benoemd om LHBTIQ+ onder de aandacht te brengen Er zijn medewerkers geschoold en er zijn trainingen (rots en water) voor cliënten georganiseerd.
‘Samen sterk’: training voor begrip en acceptatie van LHBTIQ+
De LHBTIQ+ gemeenschap binnen de verstandelijke gehandicaptenzorg verdient een inclusieve en ondersteunende omgeving waarin hun identiteit wordt erkend en gerespecteerd. Het is van belang dat zorgverleners zich bewust zijn van de unieke uitdaging waarmee LHBTIQ+ personen met een verstandelijke beperking te maken kunnen krijgen. Een cultuur van acceptatie, begrip en ondersteuning is cruciaal om op een veilige ruimte te creëren waarin zij zichzelf kunnen zijn zonder angst voor discriminatie of oordeel.
Het aanbieden van specifieke hulpbronnen, trainingen voor zorgverleners en het bevorderen van inclusieve beleidsmaatregelen zijn stappen naar een zorgomgeving die iedereen omarmt, ongeacht hun seksuele geaardheid, genderidentiteit of verstandelijke vermogen.
‘Samen Sterker’
Op 15 en 16 november vond de training ‘Samen Sterker’ plaats voor cliënten, ambassadeurs van LHBTIQ+ en leden van het expertiseteam seksualiteit. Een cursus waarin je leert voor jezelf en voor anderen op te komen. Een mooie bijeenkomst met indrukwekkende verhalen en een presentatie van Joey. Een mooie start om dit thema onder de aandacht te brengen en te houden.
Samen sterker binnen Pergamijn
Binnen Pergamijn zijn een viertal ambassadeurs LHBTIQ+ gekoppeld aan cliënten. Zij willen een open en veilige sfeer creëren waarin we over dit thema kunnen praten met cliënten, verwanten en begeleiders. Met kleine activiteiten gaan we zorgen voor zichtbaarheid en bespreekbaarheid.
4.5 Behandeling en expertise
Het Behandel- en Expertisecentrum bestaat uit drie afdelingen: agogisch, verpleegkundig en paramedisch. Begin 2023 is de aansturing van deze afdelingen anders ingericht. Het Behandel- en Expertisecentrum heeft geïnvesteerd in het intensiveren en uitbreiden van de samenwerking met andere zorgaanbieders. Naast het reguliere werk zijn er ook projecten gestart binnen elke afdeling.
Agogisch
Binnen het agogisch cluster werden de zorgprogramma’s voor de LVB(+) en (Z)EB(M)B(+) doelgroep uitgewerkt. In de zorgprogramma’s staat beschreven hoe de cliëntzorg wordt verleend voortkomend uit de strategie, missie en visie maar ook welke kennis, competenties en houding dit vraagt van de medewerkers.
Verpleegkundig
Binnen het verpleegkundig cluster werden er projecten opgestart onder andere:
- Pilot hygiëne-systeem: dit is gericht op hygiënischer werken als het gaat over incontinentie;
- Scholen van HIP-coaches. Dit zijn verpleegkundigen die extra toezicht houden op de hygiëne en infectiepreventie op alle locaties.
Paramedisch
Binnen het team van de paramedische zorg zijn er in 2023 een aantal projecten gestart zoals:
- Zorgcommunicatietechnologie: er is een visie geschreven en vastgesteld. Met als doel terugdringen van het aantal meldingen in de nacht en vervanging van oude systemen;
- Go Talk Now: een gebruiksvriendelijke app waarmee van een iPad een ondersteunend communicatieapparaat gemaakt wordt. Dit kan helemaal op maat van de cliënt worden aangepast. Er zijn negen iPads in bruikleen bij cliënten. Voor de meeste cliënten lijkt de Go Talk Now app te voldoen aan hun wensen en mogelijkheden. Dit project loopt door in 2024 met als doel om meer cliënten te ondersteunen met deze app;
- Voeding: er is gestart met het uitwerken van een visie op voeding.
HOOFDSTUK 5
Betrokken en vakbekwame medewerkers
5.1 In- en uitstroom van medewerkers
Voor zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg is het steeds moeilijker om personeel in loondienst te krijgen of te behouden. Dat geldt ook voor Pergamijn. Pergamijn is daarom vooral gericht op het kijken naar de stappen en oplossingen om mensen die in de zorg (willen) werken, te motiveren en te behouden.
Om de instroom van nieuwe medewerkers en vrijwilligers te bevorderen en medewerkers te behouden, zijn er in 2023 verschillende acties uitgezet, waaronder wervingscampagnes via social media (foto) en zichtbaarheid op banenmarkten en scholen. Deze inspanningen hebben er mede voor gezorgd dat er in 2023 in totaal 101 vaste medewerkers zijn ingestroomd in diverse functies.
Om nieuwe medewerkers te binden en boeien zijn verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot een warm welkom en dus ontvangst binnen de organisatie. De algemene introductiebijeenkomst is vernieuwd met als doel elkaar en de organisatie leren kennen. Voor behoud van medewerkers is er gestart met duurzaam plannen en roosteren en het verbeteren van onboarding op locaties.
Aantal medewerkers 2023
| Functie | Aantal medewerkers (einde verslagjaar) |
|---|---|
| Vaste medewerkers in de zorg | 775 |
| Medewerkers ondersteunende diensten | 174 |
| Vrijwilligers | 596 |
| Stagiaires | 127 |
| Leerlingen | 58 |
| Medewerkers niet in loondienst met periode-opdracht | 130 |
| Totaal | 1860 |
Vrijwilligers bij Pergamijn
Het verhaal van Heleen: nieuwe vrijwilliger op Leyenbroek
Sinds een klein half jaar ben ik als vrijwilliger verbonden aan het theater en atelier van de dagbesteding locatie Leyenbroek. Ik was bijzonder verrast om als vrijwilliger een uitnodiging te krijgen voor de introductiedag en heb de gelegenheid met twee handen aangegrepen om zo de organisatie en de cliënten beter te leren kennen.
Het dagprogramma zat goed in elkaar: een speeddate sessie ter kennismaking, presentaties van de Arbo- en veiligheidsspecialisten, een rondleiding op locatie door een van de cliënten, een kort toneelstukje over bejegening door de cliënten van theater Leyenbroek en ter afsluiting een heerlijke gezamenlijke lunch die geheel verzorgd was door cliënten. Het geplande welkomstwoord door de directeur kwam door onvoorziene omstandigheden last-minute te vervallen.
Alhoewel de introductiedag (net als de contactmomenten op locatie overigens) voor mij maar een momentopname waren, zijn dit de indrukken die me vooral bijblijven van de organisatie Pergamijn:
- De aanwezigheid van talent – iedereen heeft het, óók mensen met een beperking. Het is mooi te zien hoeveel ruimte er voor hen is om dit tot uiting te laten komen;
- Geduld, plezier, respect, creativiteit en liefde – straalt in alles uit in de manier waarop medewerkers hun werk doen;
- Aandacht voor welzijn – wat betreft cliënten is dit overal duidelijk voelbaar en zichtbaar. Wat voor een leek als mij minder zichtbaar is, was het welzijn voor medewerkers en vrijwilligers. Dit kwam tot uiting tijdens de presentaties van de Arbo- en veiligheidsmannen waar op de belangrijkste dingen de nadruk werd gelegd: hoe te handelen bij calamiteiten en hoe je goed voor je fysieke zelf kunt zorgen. Dat er vanuit de organisatie ook ruim aandacht is voor het mentale welzijn kwam uit de gesprekken met de HR medewerkers naar voren;
- Zichtbaarheid, betrokkenheid en belang – komt naar voren door de aanwezige delegatie van HR-medewerkers en het geplande welkom door de directeur. Het is een passende voedingsbodem voor al het voorgaande.
Met een leuk presentje gemaakt door de dagbesteding en veel stof tot nadenken heb ik een inspirerende en leerzame dag afgesloten.
Heleen, vrijwilligster dagbesteding Leyenbroek
5.2 Tevredenheidsonderzoek
Pergamijn vindt het belangrijk dat medewerkers de kans krijgen om te delen wat zij wel en niet prettig vinden aan hun werk. Dit geeft inzicht wat beter, leuker of slimmer kan. En het biedt dan ook concrete handvatten en inzichten waar verbetermogelijkheden zijn.
In 2023 is er een tevredenheidsonderzoek via een online enquête uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn samengevat in deze infographic.
Elke teammanager heeft de resultaten besproken binnen de eigen teams. Gezamenlijk is er een plan van aanpak opgesteld die past bij de situatie van het team.
Er zijn ook organisatiebrede aandachtsgebieden die verder uitgewerkt zijn in het HR-jaarplan.
5.2 Leren en ontwikkelen
Pergamijn streeft ernaar medewerkers een werkveld te bieden waar zij zichzelf kunnen blijven ontwikkelen en hierbij voldoende ondersteuning ervaren. In 2023 is Pergamijn daarom overgestapt naar een nieuw digitaal leerplatform genaamd CLEO (Centrale plek voor Leren En Ontwikkelen).
Binnen dit leerplatform krijgen medewerkers eigen regie over hun professionele ontwikkeling.
Sinds de livegang zijn er in totaal 2.556 leerinterventies gestart in CLEO. 80 % daarvan was gelieerd aan wettelijk verplichte scholingen zoals met name: de Wet BIG, de Wet Zorg en Dwang, en Voedselveiligheid en Hygiëne.
De niet-verplichte e-learnings die in 2023 het meest werden gevolgd zijn: “Veilig drinken en eten, wat moet je weten”, “Medicatie toedienen” en “Hygiënecode & Voedselveiligheid”.
5.3 Senior cliëntbegeleider
Een senior cliëntbegeleider is verantwoordelijk voor het tot stand komen van het ondersteuningsplan en het coördineren van de zorg en begeleiding zoals afgesproken in het ondersteuningsplan. Maar ook voor het stimuleren en organiseren van samenwerkingen tussen het formele en informele netwerk.
In 2023 hebben alle senior cliëntbegeleiders een traject van zeven bijeenkomsten bijgewoond waarin hun rol binnen het tot stand komen van het ondersteuningsproces centraal stond. Onderwerpen die zoal besproken werden zijn:
- inzicht in eigen leerstijl en in die van een ander;
- taakvolwassenheid;
- efficiënt communiceren;
- methodisch werken;
- het delen van ervaringen en leren van elkaar uit de praktijk.
De feedback vanuit de deelnemers is positief, daarom zal dit traject een vervolg krijgen met nieuwe bijeenkomsten en verdere verdieping binnen het OP-proces.
5.4 Verzuim
In 2023 zijn twee adviseurs verzuim en duurzame inzetbaarheid aangesteld. De adviseurs hebben de huidige verzuimsituatie in kaart gebracht en ondersteuning geboden aan leidinggevenden bij verzuimtrajecten door onder andere:
- coaching en ondersteuning bieden;
- samenwerkingen intensiveren;
- analyseren en adviseren.
In onderstaande tabel een weergave van de gemiddelde verzuimgegevens 2023.
De focus gaat steeds meer uit naar preventieve acties, dus het voorkomen van verzuim en hun veerkracht en duurzame inzetbaarheid versterken. In 2023 heeft een analyse van verzuim op locatieniveau plaatsgevonden, om zo gerichte interventies te kunnen doen en preventieve acties in te zetten.
Verzuimgegevens 2023
| 2023 | |
|---|---|
| Verzuim incl. zwangerschap | 12,63 % |
| Verzuim excl. zwangerschap | 10,98 % |
| Verzuimfrequentie (aantal ziekmeldingen per medewerker per jaar) | 0,97 |
| Gemiddelde verzuimduur (dagen) | 22,77 |
| Verzuim kort (< 8 dagen) | 2,29 % |
| Verzuim middel (< 42 dagen) | 2,79 % |
| Verzuim lang (<366 dagen) | 4,97 % |
| Verzuim extra lang (366 en langer) | 0,93 % |
5.5 (Persoonlijk) leiderschapsprogramma
De herijkte visie, missie en kernwaarden van Pergamijn ook in de dagelijkse praktijk zichtbaar maken, vraagt dat deze leidende principes op alle niveaus in de organisatie gedragen en geleefd worden.
Er is hiervoor in samenwerking met een externe partij een meerjarig veranderprogramma ontwikkeld dat in 2023 van start is gegaan. Zo zijn er in een directietraining strategische prioriteiten bepaald. Maar ook het MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) en medewerkersbijeenkomsten gaven belangrijke handreikingen voor de gewenste samenwerking, aansturing en communicatie. Op basis van deze puzzelstukken zijn uitgangspunten voor de veranderaanpak bepaald.
5.6 Plannen en roosteren
In 2023 is er gestart met een nieuwe vorm van plannen en roosteren voor alle zorgteams. Deze taak wordt uitgevoerd door het Centraal Planbureau en is bedoeld om meer grip te krijgen op de roosters.
Deze nieuwe vorm streeft naar meer continuïteit in de zorg, meer tevredenheid en vertrouwen en gezonde roosters voor medewerkers. Het uitgangspunt is werken met een basisrooster waarin de medewerker meer eigen regie krijgt over zijn rooster. Het basisrooster vertrekt vanuit de zorgvraag van de cliënt en is gericht op het team. Er is zoveel mogelijk afstemming met de medewerkers over de roosters.
Jessica blogt: werklunch met het Centraal Planbureau
In oktober had bestuurder Jessica een werklunch met het Centraal Planbureau, een jonge afdeling binnen Pergamijn.
“Roosteren en het planproces: een thema dat ook mij als bestuurder bezighoudt. Vanuit alle goede intenties om een zo fijn mogelijk rooster te kunnen draaien is de weg daar naartoe niet altijd even makkelijk. Iedere dag ontmoet ik collega’s en dat levert leerrijke en fijne momenten op waarbij ook de personele vraagstukken besproken worden. Een evenwichtig rooster is daar een onderdeel van. Maar hoe werken we toe naar een rooster dat tot tevredenheid stemt in een tijd dat er personele krapte is, vacatures open blijven staan en we veel met ZZP-ers werken?Tijd maken voor het goede en eerlijke gesprek hierover is nodig.
Vorige week had ik een lunch met het voltallige team van ons Centraal Planbureau. Het is goed te zien hoe dit team in enkele maanden tijd gevormd is en met elkaar stappen zet. Maar ook hun worsteling is voelbaar en voorbeelden uit de praktijk zijn uitvoerig aan bod geweest.
Reacties en emoties
De komst van dit Centraal Planbureau betekent best wel wat voor de organisatie. Het betekent afscheid nemen van oude gewoontes (zelf roosteren, enkel binnen het eigen team) om plaats te maken voor een nieuwe werkwijze. En dat is best ingewikkeld. Zo blijkt uit de vele reacties die komen op deze nieuwe manier van (samen)werken. Die geluiden hoor ik als bestuurder maar de planners zelf natuurlijk ook. Dat is niet altijd leuk.
Tuurlijk raakt het je wanneer jouw taak, die je zo goed mogelijk probeert te doen volgens het organisatiebeleid en waarin je volop leert en groeit, reactie en emotie losmaakt bij anderen. Ook al zijn die reacties en emoties te begrijpen. Zeker in de situatie van aanhoudende personeelskrapte en teams die onder druk staan. Dit is de dubbele uitdaging: onze teams goed laten draaien in het belang van de cliënten én zorg dragen voor de werk-privébalans van elke medewerker.
Inzicht biedt kansen om het anders te doen
En toch is het deze beweging die wij met elkaar te maken hebben: naar meer één Pergamijn in plaats van ‘eilandjes’. Eén Pergamijn met de neuzen in dezelfde richting, samen koers zetten naar een kleurrijke toekomst. Daar hoort ook de beweging bij naar een totaalzicht op onze roosters en zo naar meer inzicht over locaties heen en elkaar helpen waar we die mogelijkheden zien. Want ook dat kwam ter tafel: de verschillen tussen de roosters zijn inzichtelijk nu en die verschillen zijn niet altijd te relateren aan de zorgvragen van onze cliënten. We leren dus ook veel van deze manier van werken dat uiteindelijk tot uiting komt in een rooster. Daarmee zijn er ook kansen om het anders te doen en zo te leren van elkaar.
Het vergt momenteel veel van ons. Niet alleen van het Planbureau maar van ons allemaal: verder professionaliseren, je rol oppakken, in verbinding blijven met elkaar, de teams én de teammanagers. Maar ook: het goede gesprek voeren wanneer er tegenwind komt. Toch is deze ingeslagen weg de enige weg vooruit. Is het een weg met hobbels en bochten? Jazeker. Maar wij kunnen dat, collega’s! Laten we vooral met elkaar in gesprek blijven en vertrouwen op elkaars professionaliteit. Dan gaat de rust in de roosters ook komen.”
Hartelijke groet,
Jessica – Bestuurder
5.7 Personeel niet in loondienst
Door de arbeidskrapte binnen de zorgsector maakt Pergamijn gebruik van personeel niet in loondienst via bemiddelingsbureaus. Dit heeft invloed op cliënten, teams en kwaliteit van zorg. Nieuwe gezichten brengen nieuwe inzichten met zich mee. Maar nieuwe gezichten zorgen er ook voor dat de medewerkers in loondienst veel moeten investeren in het inwerken van deze tijdelijke collega’s. Kostbare tijd die het liefst in de zorg ingezet wordt of in tijd voor medewerkers om te leren en ontwikkelen.
HOOFDSTUK 6
Wat gaan we doen in 2024?
In 2024 gaat Pergamijn aan de slag met verschillende onderwerpen.
6.1 Cliënten
Informele zorg en samenwerking met naasten nog meer versterken en het continueren van de ingezette koers wat betreft inspraak en medezeggenschap.
Kwaliteit en veiligheid
De leer – en verbetercyclus borgen volgens de PDCA methode. Met als doel steeds meer bewust zijn van de risico’s en hiernaar handelen.
Passende zorg op de juiste plek en doelgroepenvisie
De ondersteuning voor de cliënten die nodig is nog beter afstemmen op de wensen en behoeften, passend binnen de visie per doelgroep, die verder uitgewerkt wordt in concrete bouwstenen die handvatten bieden voor uitvoering van het zorgproces door medewerkers.
Behandeling en expertise
Door ontwikkelen van behandeling en expertise gerelateerd aan de (toekomstige) doelgroepen en hierbij aanscherpen van kennis- en kunde. Waarbij er tevens oog is voor het vermarkten van onze behandeling- en expertise aan collega- aanbieders.
Cliënttevredenheid
Cliënten zijn tevreden over de ondersteuning die ze ontvangen, dit wordt gemeten door middel van de DVIE lijsten en door afname van klachten.
6.2 Medewerker
Functiedifferentiatie
Het bestaande functiehuis herzien en meer afstemmen op de behoeften van de organisatie en de cliëntzorg, rekening houdend met de realiteit van de arbeidsmarkt. In dit kader past onder meer de introductie van enkele nieuwe functies, met name coördinerend begeleider en locatieondersteuner.
Professionele samenwerking
Adequate en professionele ondersteuning die HR-professionals bieden aan de zorgorganisatie uitbreiden gericht op diverse HR-thema’s, zoals het automatiseren en standaardiseren van een aantal ondersteunende processen en het herinrichten van het huidige functiehuis waardoor rolduidelijkheid toeneemt.
Instroom
Ernaar streven om het aantal nieuwe collega’s in loondienst, vrijwilligers, stagiaires en leerlingen te verhogen en verlagen van inzet personeel niet in loondienst.
Aantrekkelijk werkgeverschap
Medewerkers in loondienst blijven boeien en verminderen van uitstroom door stabiliteit in de roosters aan te brengen en de regie op het eigen rooster te vergroten. Dit is gebleken als een van de grootste aandachtspunten in het medewerkerstevredenheidsonderzoek.
Ontwikkeling
Medewerkers loopbaan- en ontwikkelperspectief bieden binnen de organisatie afgestemd op de (toekomstige) cliëntdoelgroepen.
Duurzame inzetbaarheid
Het verzuimpercentage daalt structureel, waarbij er een heldere visie op verzuim en duurzame inzetbaarheid ontwikkeld wordt.
6.3 Bedrijfsvoering
Innovatie
Vernieuwen op diverse gebieden conform de kansenlijnen van het zorgkantoor en marktontwikkeling zoals onder andere: zorgtechnologie en duurzaamheid.
Vastgoed
Uitvoeren van een strategisch huisvestingsplan waar in 2023 al een start mee is gemaakt.
Strategische samenwerking
Samenwerkingsverbanden behouden en aangaan binnen en buiten de sector om de strategische doelen en resultaten te behalen.
Communicatie
Versterken van zowel de interne als externe communicatie gericht op (huidige) medewerkers en (huidige) cliënten.
Het jaar 2023 volgens…
Raad van Toezicht
Centrale Cliëntenraad
Ondernemingsraad
Terugblik door de Raad van Toezicht
De Raad kijkt terug op het jaar 2023 met veel waardering voor de inzet, aandacht en deskundigheid waarmee medewerkers kleur hebben gegeven aan de cliëntzorg. De kwaliteit van zorg staat voorop en uit de externe en interne audits kwam over het algemeen een positief beeld naar voren. Op opmerkingen of aanbevelingen wordt geacteerd.
Het jaar stond in het teken van transformatie. De herorganisatie die in 2022 een aanvang nam, heeft er in 2023 toe geleid dat het Directieteam er staat en dat het teammanagement vernieuwd is. Ook stelde Pergamijn vlak voor het jaareinde z’n nieuwe missie, visie, strategie en kernwaarden voor. Deze zijn tot stand gekomen dankzij een proces van inzicht en analyse, inspraak en meedenken dat al in 2021 begon en dat de Raad van Toezicht al die tijd van nabij heeft gevolgd. Voorts heeft de organisatie verder ingezet op beheerste krimp en het verhogen van de bezettingsgraad. Met andere woorden: er is veel gebeurd en hard gewerkt. Pergamijn heeft op korte tijd veel en belangrijke stappen gezet; dat verdient erkenning.
Elk veranderproces wekt weerstand op en doet iets met de betrokkenen. Beklijven, binding en verbinding opzoeken en behouden met medewerkers is een vereiste, maar ook een uitdaging. Het tevredenheidsonderzoek waarvan we in het voorjaar de resultaten kregen, toont dit aan. Het zou een groot goed zijn als de verbondenheid die mensen voelen met hun locatie en team, zich uitbreidt naar Pergamijn als geheel. Dit wordt een belangrijke opgave voor de komende jaren.
Een opgave die nog aan belang wint als we kijken naar de situatie ‘buiten de muren’: de veranderende maatschappelijke context, de arbeidsmarkt die krap is en dat zal blijven met alle gevolgen van dien. De inzet van personeel niet in loondienst is een vraagstuk voor elke zorgorganisatie. Pergamijn zoekt naar hoe dit anders of beter geregeld kan. Maar het is zaak ook naar andere (deel)oplossingen te kijken. Op dat vlak heeft de Raad van Toezicht in 2023 alvast enkele beloftevolle evoluties gezien. Samenwerking, zowel intern als extern, wordt opgezocht, denk bijvoorbeeld aan SamenKR8. Met ‘Ivy’ deed de sociale robotica zijn intrede in de organisatie. Dit soort van innovatie en arbeidsbesparende technologie valt in de zorg niet meer weg te denken.
Maar Pergamijn heeft ook goed begrepen dat het aanbeveling verdient om de contacten met het informele netwerk rondom de cliënt aan te halen. Familie, verwanten, vrijwilligers meer en actief betrekken bij de zorg is nodig en ook dit besef zag de raad in 2023 groter worden.
De slotsom is dat Pergamijn een interessante organisatie is, volop in beweging. Belangrijke stappen zijn gezet en zullen nog gezet moeten worden om de kwaliteit van zorg en leven voor de cliënten nu en in de toekomst te blijven borgen. Naast de opgave op het vlak van binnen en boeien van medewerkers zal ook de gefaseerde verbeterslag inzake huisvesting aandacht blijven vragen.
Kortom: laten we samen de schouders onder deze kleurrijke organisatie zetten, dan is er veel mogelijk!
Paul Schefman, voorzitter Raad van Toezicht
Terugblik door de Centrale Cliëntenraad
In 2023 had Pergamijn te maken met grote uitdagingen. Een veranderende vraag van de cliënten, een krappe arbeidsmarkt en stijgende kosten bepaalden mee de koers. Net als de hoge leeftijd van de cliënten en het verouderde vastgoed. De organisatie heeft op basis van deze uitdagingen moeilijke besluiten moeten nemen zoals het sluiten van locaties, het invoeren van organisatieveranderingen en het verhogen van tarieven.
Besluiten die in goed overleg met de Centrale Cliëntenraad zijn genomen en waarvoor deze een positief advies dan wel instemming heeft gegeven. De CCR is er zich van bewust dat dit nodig is om Pergamijn tot een toekomstbestendige organisatie te maken die de kwaliteit van zorg en het welzijn van de cliënten vooropstelt.
Het belangrijkste speerpunt van de CCR in 2023 was om inspraak en medezeggenschap binnen de organisatie tot gemeengoed te maken. Hiervoor zijn vier ondersteuningsfunctionarissen aangesteld. Zij hebben onderzocht hoe er door de organisatie vorm wordt gegeven aan inspraak en medezeggenschap op locatieniveau. Diverse locaties houden bewonersoverleggen, andere hebben een verwantenraad en een klein aantal heeft zelfs een lokale cliëntenraad.
De doelstelling 2023 van Pergamijn om inspraak en medezeggenschap op organisatie-eenheid te hebben georganiseerd is niet behaald en iets te ambitieus gebleken. Hiertoe aangevoerde redenen zijn de organisatieveranderingen zoals boven genoemd en door arbeidsmarktkrapte vaak te maken hebben met medewerkers niet in loondienst. Door de Raad van Bestuur is instemming dan wel advies gevraagd conform de WMCZ 2018. De CCR heeft ingestemd/ positief geadviseerd ten aanzien van de begroting 2024, benoemingen teammanagers, BOA-procedure, huisregels, ICB, jaarplan 2024, klachtenprocedure, procedure privacy en informatieveiligheid, reorganisatie ondersteunende diensten, sluiting diverse woningen, sociaal verhuisplan cliënten, verhoging PGB tarieven, en het voortbestaan zwembad Pepinusbrug.
De uitdaging in 2024 is wederom om inspraak en medezeggenschap op organisatie-eenheid te organiseren met hulp van de ondersteuningsfunctionarissen, ondanks de hindernissen die men tegenkomt. Een cliëntenraad op Pepinusbrug is onderdeel van deze opdracht. Een andere manier om meer inspraak te organiseren is door familieleden of wettelijke vertegenwoordigers laagdrempeliger te betrekken bij de CCR. De CCR zal in 2024 haar actieve bijdrage leveren aan ideeën over de wijze waarop familieparticipatie kan worden versterkt samen met de organisatie.
“De CCR zal erop toezien dat de doelstelling, het organiseren van inspraak en medezeggenschap op organisatie-eenheid niveau, in 2024 wordt gerealiseerd. Omdat betrokkenheid van familie / wettelijke vertegenwoordigers bij de zorg en ondersteuning van cliënten ook een vorm van inspraak is, zal de CCR meedenken over hoe vorm te geven aan familieparticipatie.”
Maria Gijzels, voorzitter Centrale Cliëntenraad
Jaarverslag 2023 van de Ondernemingsraad
De OR behartigt de belangen van de medewerkers, maar houdt daarbij nadrukkelijk ook het organisatiebelang in het oog. De OR bestaat uit 15 zetels en probeert deze belangen zo goed mogelijk met elkaar in lijn te brengen in een tijd waarin in- en extern in een hoog tempo heel veel gebeurt en soms moeilijke beslissingen moeten worden genomen.
De OR overlegt regelmatig met de bestuurder in het belang van het goed functioneren van de organisatie in al haar doelstellingen. Pergamijn heeft de strategische doelstellingen voor de komende jaren bepaald. Deze worden door de OR onderschreven.
Die doelstellingen zijn ambitieus en alle medewerkers krijgen hier op enigerlei wijze mee te maken. Alle medewerkers zijn bij dit proces betrokken en neemt met instemming waar dat dit in het afgelopen jaar ook is gebeurd.
Advies en instemming
In 2023 werden 5 adviesaanvragen aan de OR voorgelegd. Hierbij ging het o.a. om sluitingen van woningen en de reorganisatie bij de ondersteunende diensten. Daarnaast zijn in het afgelopen jaar 13 voorgenomen besluiten ter instemming aan de OR voorgelegd. Hierbij valt te denken aan het scholingsplan en scholingsbudget, vakantieregeling, de toepassing van de jaaruren systematiek en spelregels bij min- en meeruren, aanpassing roosterhandboek en de werkkostenregeling.
Ook is in 2023 gesproken over onder andere de volgende onderwerpen: de resultaten van het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO), de kaderbrief, de functiedifferentiatie en het Jaarplan 2024. Een belangrijk thema dat vaker aan de orde kwam was het roosteren. De OR is door het Centraal Planbureau ontvangen en zijn daar o.a. geïnformeerd over de impact die dat heeft op de medewerkers de praktische gang van zaken.
Sociaal plan
Op donderdag 22 juni 2023 ondertekenden de bestuurder en de OR het Sociaal Plan van Pergamijn. Het betrof hier met name concretisering van definities en de werkingsduur van het plan is verlengd tot 1 juli 2028.
Blik naar buiten
De OR heeft in 2023 niet alleen de blik naar binnen gericht, maar ook naar buiten. Zo maakt de OR van Pergamijn deel uit van het platform Samen Werken – Slimmer Werken (o.a. Daelzicht, Radar, PSW, Dichterbij, WonenPlus, SGL). Delegaties uit de OR hebben bijeenkomsten bezocht waarin kennis en ervaring over verschillende onderwerpen worden uitgewisseld.
De OR is benaderd om een convenant van het initiatief Wij willen Gezien Worden te ondertekenen. Dit is een initiatief van een aantal ondernemingsraden van collega-organisaties, waaronder Daelzicht en Dichterbij. Doel hiervan is dat medewerkers in de gehandicaptenzorg meer in beeld komen in zowel het politieke als het maatschappelijke debat. In 2023 is in dit kader gestart met de oprichting van de Landelijke Vereniging Ondernemingsraden Gehandicaptenzorg om verbinding te leggen met strategische overlegpartners in de gehandicaptenzorg. De ondernemingsraad heeft deelgenomen aan de oprichtingsbijeenkomsten. Dankzij financiële ondersteuning van Pergamijn kon de OR aan de oprichters melden dat wij per 1 januari 2024 lid worden van de vereniging.
Jo van den Essen – voorzitter Ondernemingsraad
Intern beraad
Op 18 april 2024 is het intern beraad gehouden over het kwaliteitsbeeld 2023. Een delegatie van de Raad van Toezicht, de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad spraken met de bestuurder over het kwaliteitsbeeld. Dit jaar werd er gekozen voor een interactieve werkvorm. Via deze werkvorm werden de tips en tops van de thema’s van het kwaliteitsbeeld besproken.
Cliënt
Wat gaat goed?
- Inzet van verschillende nieuwe zorgdomotica;
- Oprichten van lokale cliëntenraden met ondersteuningsfunctionarissen;
- Vrijetijdsbesteding door onder andere het zomerprogramma Pergamijn Straalt.
Wat kan beter?
- Dit vind ik ervan niet alleen met de cliënt invullen maar ook met de verwant;
- Dagbestedingsaanbod voor de licht verstandelijk beperkte cliënten;
- Participatie van verwanten.
Medewerker
Wat gaat goed?
- Zichtbaarheid voor nieuwe medewerkers door middel van campagnes en aanwezigheid op banenmarkten en scholen;
- Introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers en vrijwilligers;
- Nieuw leerplatform CLEO.
Wat kan beter?
- Aandacht voor individuele dienstroosters;
- Medewerkers informeren over ontwikkelingen;
- Inzicht in de tevredenheid van medewerkers.
Kwaliteit van zorg
Wat gaat goed?
- Planmatig opvolgen van verbeterinitiatieven;
- Aandacht voor het proces en inhoud van de ondersteuningsplannen.
Wat kan beter?
- Zichtbaarheid van de expertiseteams en commissies;
- Randvoorwaarden voor personeel niet in loondienst;
- Invloed van personeel niet in loondienst op de kwaliteit van zorg.
2023 in het kort
Technologische hulpmiddelen
- Inzet van geavanceerde spraakcomputers
- Sociale robotica – Pergamijn maakt kennis met robot Ivy
Winter Wonderland
Op 14 en 15 december stond Pepinusbrug helemaal in het teken van Winter Wonderland. Cliënten, medewerkers, stagiaires, vrijwilligers en verwanten werden uitgenodigd om de feestdagen in te luiden. Beide dagen werd Pepinusbrug omgetoverd tot een Winter Wonderland, via een betoverende looproute langs diverse plekken vol gezelligheid en lekkernijen. Ook kon er genoten worden van live muziek, optredens, Radio Pergamijn of samen gekken bekken trekken aan de photobooth.
Werken aan kwaliteit en veiligheid
- ISO-audit: in 2023 werd er een externe audit uitgevoerd ter hercertificering. Deze werd behaald met een positief resultaat. Sterke punten die naar voren kwamen waren onder meer regelruimte in het primair proces, beschikbare sturingsinformatie en leren van elkaar. Verbeteracties werden uitgezet naar aanleiding van de adviezen en suggesties.
- RI&E: in januari nam een extern bedrijf de RI&E af. Verbetermaatregelen werden geformuleerd op 3 niveaus. De maatregelen met niveau ‘hoog’ zijn alle opgepakt en afgerond.
- Interne audits: 12 interne audits zijn uitgevoerd volgens het normenkader van de IGJ. Van de 12 bezochte locaties hebben 3 op alle onderdelen ‘voldoet’ of ‘voldoet grotendeels’ gescoord. De onderwerpen die verbetering behoeven zijn onder andere: eigen regie bij de cliënt, werken volgens protocollen en richtlijnen en systematisch reflecteren op kwaliteit en veiligheid. Teammanagers zijn verantwoordelijk voor de verbeteracties per locatie. Organisatiebrede verbeteracties worden belegd bij de verantwoordelijke leidinggevende.
Helpende handjes
Medewerkers uit de ondersteunende diensten, vrijwilligers en verwanten hebben in de zomermaanden tijdens activiteiten of op locaties een helpende hand geboden op plekken waar behoefte was aan ondersteuning.
Medewerkers waren enthousiast en vonden het leerzaam en verbindend. Helpende handjes krijgt zeker een vervolg in 2024!
Informele zorg – vrijwilligers
- Vrienden van Pergamijn
- Klusdag Ronde Tafel 64 op Windhoek
- Jongeren Netwerk Link: wandelen, wafels bakken en werken in de moestuin
- Inzet van vrijwilligers tijdens NL Doet, zomerprogramma ‘Pergamijn straalt’ en Fiësta Pepino
- Informeren van verwanten en vrijwilligers via een digitale nieuwsbrief Tintje
- Introductiedagen voor nieuwe vrijwilligers
- En nog veel meer activiteiten die mogelijk werden gemaakt door de inzet van vele vrijwilligers!
Samenwerken
SamenKR8 is een samenwerking tussen 8 grote organisaties binnen de gehandicaptenzorg in Limburg. Het doel is kennis vergroten en projecten op elkaar afstemmen.
In 2023 is er samengewerkt aan onder andere:
- inzet van technologie in zinvolle dagbesteding;
- mobiliteit arbeidsmarkt;
- kennis van EVB+ verhogen;
- beter en veiliger slapen;
- bewezen arbeidsondersteunende zorgtechnologie.
Lees meer in het nieuwsbericht “Innovatiecafé samenwerken in regio zuid: leren door te delen”.
Huisvesting
- Er is een start gemaakt met een strategisch huisvestingsplan (nieuwe woonconcepten ontwikkelen).
- Pergamijn heeft afstand gedaan van twee woonlocaties en de bewoners een nieuwe plek aangeboden.
Duurzaamheid
- Beter voorraadbeheer van linnengoed op locaties;
- Restafval verminderen: het scheiden van PD-afval loont. In samenwerking met de leverancier zijn er vulgraadmetingen uitgevoerd op alle locaties van Pergamijn. Een viertal buitenlocaties komen al in aanmerking om de containers voor restafval te verkleinen en/of de frequentie van lediging te verlagen;
- Wagenpark: Pergamijn stapte over op elektrische auto’s.
- Interne marktplaats voor herbruikbare spullen.
Pergamijn maakt ieder jaar een kwaliteitsrapport.
Het kwaliteitsrapport gaat over vorig jaar.
Dus over het jaar 2023.
In het kwaliteitsrapport kun je lezen wat goed ging bij Pergamijn.
En wat beter kan.
